www.sourcecodecopas.com

EVALUASI DAN IMPLEMENTASI DESAIN PROGRAM PEMBELIAN MATERIAL(PROCUREMENT) PADA

PT GENERO PHARMACEUTICALS

Laporan ini disusun sebagai salah satu persyaratan

Untuk menyelesaikan mata kuliah proyek program

Jenjang pendidikan Strata Satu (S-1)

Jurusan Teknik Informatika

Diajukan Oleh:

Nama     : Sigit Dwi Prasetyo

NPM      : 109110640230

Jurusan : Teknik Informatika

Jenjang  : Strata Satu (S1)

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DANKOMPUTER

PRANATA INDONESIA

CIKARANG

2012

DAFTAR ISI

1.     Pendahuluan. 3

1.1.    Latar Belakang. 3

1.2.    Identifikasi Masalah. 3

1.3.    Batasan Masalah. 4

1.4.    Tujuan dan Manfaat 4

 

2.     Ruang Lingkup dan Landasan Proyek. 4

2.1.    Ruang Lingkup Proyek. 4

2.2.    Landasan. 5

3.     Pembahasan Analisis. 5

3.1.    Analisis. 5

3.2.    Implementasi 5

4.     Penutup. 29

4.1.    Kesimpulan. 29

3.2.    Saran. 29

1.    Pendahuluan

Tujuan dibuatnya dokumen ini adalah untuk mendeskripsikan keseluruhan solusi untuk  PT.Genero Pharmaceuticals (disingkat sebagai GENERO),  yang akan diimplementasikan oleh penulis.

Dokument ini meliputi :

·         Ruang lingkup dan latar belakang dari implementasi Program Pembelian Material (Procurement).

·         Deskripsi secara keseluruhan mengenai proses bisnis di GENERO yang akan diimplementasikan menggunakanProgram Pembelian Material (Procurement) 2012.

·         Daftar modul beserta fungsinya masing masing yang secara standar dapat digunakan dan area mana saja yang memerlukan adanya modifikasi agar program dapat dipakai untuk menunjang proses bisnis yang ada di perusahaan secara menyeluruh dan terintegrasi.

1.1  Latar Belakang

Solusi yang akan diimplementasi telah di-design untuk memenuhi beberapa permintaan dari GENERO yaitu:

·         Mengurangi berbagai proses berulang yang dilakukan secara manual.

·         Memiliki informasi yang tersentralisasi.

·         Pengadaan material produksi yang lebih terencana.

·         Lebih efisien dalam melakukan proses penyusunan laporan keuangan secara financial setiap bulannya.

Berdasarkan berbagai kebutuhan di atas, maka Penulis men-design solusi yang melingkupi:

·         Proses terintegrasi (Sales, Purchase, Warehouse, Planning, Production, Finance dan Accounting).

Data/Informasi yang mudah untuk diakses oleh user melalui sistem yang terintegrasi.

1.2 Identifikasi Masalah

Evaluasi dan implementasi desain program pembelian material(procurement) ini dibuat berdasarkan informasi dan berbagai temuan untuk PENULIS dan GENERO saat sesi workshop dilakukan. PENULIS dan GENERO setuju bahwa berbagai solusi dan modifikasi yang dijelaskan di dokumen ini adalah sesuai dan memenuhi kebutuhan GENERO akan adanya sistem terintegrasi. Jika ada penambahan dan berbagai perubahan dari solusi yang telah ditetapkan maka dapat diselesaikan pada fase projek selanjutnya.

1.3 Batasan Masalah

Mengingat Desain Program Pembelian Material (Procurement) ini sangat luas, maka penulis hanya membatasi masalah yang akan dimuatkan di dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

1.      Desain Program Pembelian ini hanya sampai pada tahap Analisis, Desain dan implementasi saja.

2.      Analisis dan Desain hanya meliputi Transaksi pembelian saja.

3.      Sistem ini di desain dengan menggunakan database untuk menyimpan beberapa informasi sebagai berikut:

a.       Informasi tentang Suplier.

b.       Informasi tentang Karyawan.

c.       Informasi tentang Produk Perusahaan

d.      Informasi tentang Transaksi yang telah dilakukan.

e.       Informasi tentang Account Suplier.

1.4 Tujuan dan Manfaat

Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

1.   Menganalisis dan Mendesain Sistem Aplikasi yang sudah ada dan memodifikasi nya sesuai kebutuhan user.

2.   Mendesain Sistem Aplikasi yang mampu memenuhi kebutuhan perusahaan agar proses Pembelian dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien.

2. Ruang Lingkup dan Landasan Proyek

2.1.    Ruang Lingkup Proyek

Ruang lingkup proyek implementasi di GENERO antara lain:

§  Proses pembelian (Procurement)

§  Proses penjualan (Sales Management)

Modul modul yang diimplementasikan antara lain :

o   Procurement terdiri dari :

§  Purchase requisitions

§  Purchase order

§  Product receipt

§  Material Incoming quality control.

§  Vendor Trade Agreement

§  Phurchase Return

2.2.    Landasan

Dokumen solution design ini dibuat berdasarkan informasi dan berbagai temuan untuk PENULIS dan GENERO saat sesi workshop dilakukan. PENULIS dan GENERO setuju bahwa berbagai solusi dan modifikasi yang dijelaskan di dokumen ini adalah sesuai dan memenuhi kebutuhan GENERO akan adanya sistem terintegrasi. Jika ada penambahan dan berbagai perubahan dari solusi yang telah ditetapkan maka dapat diselesaikan pada fase projek selanjutnya.

3.       Pembahasan Analisis dan Implementasi Proses Pembelian (Procurement)

3.1.         Purchase Requisition

Adalah proses permintaan pembelian item atau service melalui proses approval (persetujuan) pihak yang berwenang yang sudah di definisikan pada system. Purchase Requisition di create oleh user yang terdaftar sebagai employee di Genero. Purchase Requisition menggunakan fungsi workflow pada Program Pembelian Material (Procurement) 2012.

Berikut beberapa istilah terminology dalam Proses Purchase Requisition :

• Requester        : User atau Employee yang me-request PR
• Preparer           : User atau Employee yang meng-create PR (di Genero requester sama dengan preparer)
• Approver         : User yang meng-approve PR
• Draft               : Status PR yang baru di-create dan belum di submit
• In Review       : Status PR yang sedang berjalan di system workflow
• Approved        : Status PR yang sudah di approve
• Closed             : Status PR yang sudah dijadikan Purchase Order  

3.1.1.     Pre-requisite

Adapun Pre-requisite yang harus ditentukan adalah sebagai berikut :

1.      Purchase Requisition Control Rule.

Adalah policy atau rule yang di definisikan supaya Purchase Requisition dapat berjalan di system menggunakan workflow. Yaitu :

a. Workflow Submission

Field Name	Workflow Requirement
Unit Price	Required
Vendor Account	Not Required
Project ID	Not Required
Reason	Not Required
Receiving Operating Unit	Not Required
Purchase Agreement	Not Required

b. Order Quantities

Quantities	Value
Enforce MPROGRAM PEMBELIAN MATERIALimum Order Quantities	No
Enforce Minimum Order Quantities	Yes
Enforce Multiple Order Quantities	No

2.   Purchase Order Creation & Demand Consolidation Rule :

Adalah policy atau rule untuk convert dari Purchase Requisition (PR) ke Purchase Order (PO)

a. Purchase Order Split

Field Name	Value
Requester	No
Line Type	No
Procurement Category	No

b. Other Setup

Field Name	Value
Price Tolerance	No
Manual Purchase Order Creation	Yes
Demand Consolidation	No

3.   Procurement Hierarchy

Procurement Hierarchy menggambarkan seluruh item atau service yang dapat di transaksikan di Purchase Requesition (PR) atau Purchase Order (PO). Setiap legal entity hanya boleh mempunyai satu Procurement Hierarchy. Dan Procurement Hierarchy dapat di shared untuk seluruh legal entity pada Program Pembelian Material (Procurement) 2012. Adapun procurement Hierarchy yang berlaku di Genero adalah sebagai berikut :

Hierarchy Name	Product Categories
Procurement Hierarchy 1	General
	Fixed Asset
	Raw Material
	Packaging Material

3.1.2.     Prosedur Pembuatan Purchase Requsition.

PROGRAM PEMBELIAN MATERIAL Mapping Flow :

1. User yang me-request PR ke form Purchase Requsition Created by Me, kemudian meng-create PR Baru. Masukkan nama PR (diisi dengan judul PR atau disamakan dengan nomor PR), request date (tanggal barang tersebut dibutuhkan), accounting date diisi sama dengan request date.

2. Pilih Dimension pada header, kemudian klik add items pada PR Lines. Setelah masuk ke form add items, pilih item yang akan di request di catalog items tab

3. Setelah item dipilih, PR dapat di submit (di proses ke dalam workflow System)

4. Selanjutnya approver yang berwenang akan me-review PR tersebut. Dan memutuskan apakah PR akan di approve, atau di-reject, atau request change (dikembalikan ke user tertentu untuk di-edit dan di submit ulang ke dalam workflow)

5. PR yang sudah selesai proses approval-nya, akan masuk ke form Release Approved Purchase Requisitions. Dan dapat di convert menjadi purchase order oleh Procurement Dept.

Modification Form Modification Spesification No. : MOD-PROC-001 àSaat create Purchase Requisition dapat memilih Financial Dimension. Tujuannya : karena approval PR ditentukan per-departemen (dengan dimension departemen yang sama seperti financial dimension) Modification Spesification No. : MOD-PROC-003 àTambah field original quantity di PR Lines. Tujuannya : Karena ada kebutuhan saat approval procurement, procurement bisa meng-edit quantity. Supaya original quantity yang awalnya di-request dapat ter-record.

3.2.         Planned Purchase Order

Adalah dokumen yang digenerate secara automatis oleh system, sebagai suggest pembelian RM & PM yang dibutuhkan untuk proses produksi. Berikut adalah prosedur pembuatan Purchase Order yang berasal dari Planned Purchase Order :

PROGRAM PEMBELIAN MATERIAL Mapping Flow :

1. Setelah Planned Purchase Order di approve oleh MM Dept. Head & Mfg Div. Head, maka Procurement Dept akan meng-convert Planned Purchase Order tersebut menjadi PO dengan meng-klik button firm.

Modification form Modification Spesification No. : MOD-MP-001 àApproval 2 kali di planned purchase order. Purpose : Jumlah pembelian barang-barang RM & PM umumnya mencapai approval limit dari Division head, sehingga tidak cukup approval dari dept. head saja. àPlanned Order yang diapprove (level 1) akan mengenerate nomor yang di treat sbg nomor PR

NB :  Yang muncul di view procurement dept. hanyalah Planned Purchase Order yang statusnya sudah approve.

Purpose : Supaya purchasing dept. hanya dapat meng-firm kan planned purchase order yang sudah di approve.

3.3.         Purchase Order

Purchase Pool

Purchase pool didefinisikan sebagai type purchase berdasarkan barangnya. Dalam hal ini Genero mengkelompokkan sebagai berikut :

-          01 – General & FA

-          02 – Raw Material

-          03 – Packaging Material

-          04 – RM & PM

Purchase Order pada Genero dapat di-generate dari 3 modul :

• Purchase Requisition
• Planned Purchase Order
• Manually creation

Genero membutuhkan workflow approval di area Purchase Order. Yang membutuhkan aktivasi change management pada parameter di Program Pembelian Material (Procurement) 2012. Berikut adalah prosedur approval workflow pada PO :

PROGRAM PEMBELIAN MATERIAL Mapping Workflow :

1. Pada Purchase Order header, klik button Request Change

2. Setelah di-request change, procurement dapat meng-edit PO. Memilih buyer group, purchase order pool, memastikan unit price, discount, charges & net amount dengan nominal yang ter-update sebelum PO di submit.

3. PO yang sudah di submit ke workflow system akan berada dalam status In Review. Kemudian user atau employee yang berwenang akan me-review PO. Dan meng-approve, me-reject, atau request change.

4. PO yang sudah selesai proses approval dan di approve, akan memiliki status Approved. Lalu procurement dept dapat memposting confirmation atas PO tersebut.

5. PO yang sudah di posting confirmation dapat dicetak dan di kirimkan ke vendor.

3.4.         Other Transaction On Purchase Order

Transaksi pada Purchase Order meliputi Credit Note (CN) ataupun Retur. Adapun jenis transaksi CN dan Retur yang terjadi pada Genero adalah sebagai berikut.

3.4.1.      Credit Note

PROGRAM PEMBELIAN MATERIAL Mapping Flow :

1. Jika CN terjadi atas PO yang sudah Invoice, dibayar & di-settled. Maka terlebih dahulu Finance Dept. akan me-reverse antara PO Invoice dan Payment

2. Selanjutnya procurement akan meng-create CN atas PO. Kemudian di submit untuk masuk ke workflow approval. Karena CN akan menggunakan lines quantity negative, maka pada workflow PO di definisikan sebagai auto approval (tidak perlu di approve).

3. PO yang sudah auto approved by system lalu di posting confirmation oleh Procurement Dept. Kemudian Warehouse Dept. akan memposting pick. Kemudian posting product receipt untuk retur.

4. Lalu finance akan memposting CN dan men-settle antara CN dengan Invoice

Modification Form Modification Spesification No. : MOD-PROC-002 à Purchase Order tidak bisa di ‘posting confirmation’ jika belum di request change Purpose : PO harus melalui workflow approval, meskipun antara PR dan PO sama persis

3.4.2.     Credit Note tanpa PO Reference

PROGRAM PEMBELIAN MATERIAL Mapping Flow

1. Procurement meng-create PO dengan type Returned Order. Masukkan RMA Nomor (jika tidak ada masukkan nomor nota retur dari vendor)

2. Kemudian create PO dengan line negative sebanyak quantity yang akan diretur. Dan submit PO. PO akan melalu auto approval by system. Setelah approved, maka procurement akan mem-posting confirmation.

3. Warehouse Dept. melakukan akan melakukan picking item, dan product receipt retur.

4. Finance akan memposting CN

3.4.3.     Retur atas PO yang belum Invoice

PROGRAM PEMBELIAN MATERIAL Mapping Flow

1. Procurement Dept akan meng-klik button request change atas PO yang lines-nya ingin diretur. Kemudian menambahkan lines negative di PO tersebut sesuai dengan banyaknya quantity yang ingin diretur. Dan submit PO.

2. Auto approval workflow by system akan berjalan. Setelah approved, procurement dept. akan melakukan posting confirmation.

3. Warehouse dept. dapat melakukan posting pick untuk retur dan posting product receipt.

4. Finance Dept. akan melakukan posting invoice dengan memilih product receipt gabungan

(Product receipt 1 quantity full + Product Receipt 2 quantity Retur)

4.       Penutup

2.1.            Kesimpulan

Daftar Modifikasi Form atau functions

Module	Description	Business Impact	Modification Impact
Procurement-AP	Di PR Header ditambahkan dimension department.	High	Minor
Procurement-AP	Tambahkan validasi PO tidak bisa di confirm jika belum change request.	Medium	Medium
Procurement-AP	Tambahkan field original quantity di PR lines yang statusnya in review	Low	Minor
Procurement-AP	Form Parameter Vendor Performance	High	Minor

2.2.            Saran

Sedangkan saran-saran yang dapat penulis berikan dalam rangka mencapai tujuan perusahaan adalah sebagai berikut:

1.      Sebelum melakukan kegiatan pembelian perusahaan terlebih dahulu memilih pemasok dengan mempertimbangkan factor harga, jarak tempuh, kualitas dan kuantitas. Hal ini untuk tercapainya efisiensi biaya.

2.      Perusahaan dalam mendapatkan bahan untuk proses produksi,  sebaiknya mencari supplier lebih dari satu. Hal ini dapat memudahkan perusahaan menentukan kebijakan dalam melakukan pembelian bahan yang sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan perusahaan.

3.      Pembelian yang dilakukan perusahaan saat ini adalah pembelian dengan cara biasa untuk memenuhi kebutuhan persediaan digudang, dengan cara ini perusahaan akan selalu melakukan kegiatan pembeliannya bila persediaan kedelai digudang akan habis. Penggunaan system kontrak akan dapat mengurangi biaya dan waktu perusahaan untuk melakukan kegiatan pembelian, karena perusahaan supplier akan mengirimkan kembali kedelai bila persediaan kedelai mulai habis, dengan melihat siklus produksinya.